Os recursos da tecnologia da informação trouxeram ao gestor de frotas a possibilidade de controlar em tempo real praticamente todas as ações de seus veículos ao longo de uma jornada, reduzindo custos, oferecendo mais segurança e garantindo eficiência máxima na gestão do patrimônio. Pensando nisso, reunimos nesse artigo algumas dicas de como utilizar a tecnologia para fazer o controle de abastecimento da sua frota.:
1 – Recorra a sistemas de controle
Como a maioria das atividades, a gestão de frotas tem evoluído ao longo do tempo, pois conta hoje com novas tecnologias e modelos de controle. Falando especificamente sobre o consumo de combustível, um dos principais custos de empresas que utilizam veículos e máquinas em sua operação, é praticamente impossível supervisionar de forma manual as inúmeras variáveis envolvidas: desde necessidades de manutenção, conduta dos motoristas até desvios e fraudes ao longo do processo.
Para garantir um monitoramento adequado, é fundamental que o gestor conte com o apoio de um sistema de controle que irá tanto automatizar a captura e transmissão das informações, quanto garantir agilidade na identificação e resolução de gargalos.
2 – Realize a integração com o seu ERP
Uma outra dica interessante é garantir que todos esses sistemas de controle operacional estejam integrados com os sistemas de gestão (ERPs) da empresa. Dessa forma será possível o cruzamento de informações e trazer maior agilidade a trâmites administrativos, como a prestação de contas e conciliação fiscal, por exemplo.
3 – Organize e arquive relatórios eletrônicos de abastecimento
É imprescindível lembrar que os sistemas de controle de abastecimento possibilitam a obtenção de relatórios gerenciais com os gastos com combustível ao longo de um determinado período. Ao consultá-los, o gestor consegue entender como os recursos estão sendo utilizados, tornando possível ajustá-los de acordo com as demandas, otimizando as operações. Dessa forma, o frotista garante uma gestão logística inteligente, eficiente e segura!
O uso de sistemas de monitoramento faz ainda com que a manutenção de frotas seja mais precisa e confiável pois permitem, a partir de informações de consumo, analisar as médias e a produtividade de cada veículo ao longo do tempo.
4 – Aposte na automatização do abastecimento
Para garantir que não ocorram ao longo do processo falhas humanas que possam vir a comprometer a integridade das informações – como preenchimento incorreto ou extravio de apontamentos -, é fundamental que a sua empresa aposte na automatização do abastecimento.
Uma solução completa deve possuir equipamentos que irão garantir desde a identificação dos profissionais responsáveis pela operação e dos veículos autorizados até dispositivos de segurança que, por exemplo, bloqueiem tentativas indevidas de abastecimento ou desvios. Dessa forma, você terá uma preocupação a menos e terá mais tempo para realizar as atividades de gestão próprias ao seu cargo, sem precisar monitorar tão de perto as operações.
